Regulamin

udostępniania materiałów archiwalnych
w Centralnym Archiwum Wojskowym

§ 1

Materiały archiwalne zgromadzone w Centralnym Archiwum Wojskowym, zwanym dalej "Archiwum", są udostępniane zainteresowanym podmiotom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli.

§ 2

Dyrektor Archiwum może wyrazić zgodę na udostępnienie materiałów archiwalnych, od wytworzenia których nie upłynęło 30 lat do celów: 1) badań naukowych, 2) na potrzeby tworzenia materiałów prasowych przez czasopisma, 3) programów radiowych i telewizyjnych przez nadawców radiowych i telewizyjnych, 4) na potrzeby produkcji filmów dokumentalnych lub do celów własnych osób fizycznych - jeżeli udostępnienie materiałów archiwalnych dotyczących tych osób nie narusza prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi.

§ 3

1. Materiały archiwalne zawierające informacje niejawne udostępnia się po złożeniu pisemnego wniosku zainteresowanego podmiotu, na podstawie pisemnej zgody Ministra Obrony Narodowej.
2. Materiały, o których mowa w ust. 1, udostępnia się z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych i przepisów wydanych na jej podstawie.

§ 4

1. Materiały archiwalne, z zastrzeżeniem § 3, udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego podmiotu skierowanego do Dyrektora Archiwum. Zgłoszenie należy wypełnić na formularzu, którego wzór stanowi załącznik.
2. Zgłoszenie obejmuje również korzystanie z pomocy ewidencyjno-informacyjnych archiwum.
3. Jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna należy do niego dołączyć upoważnienie dla jej przedstawiciela.
4. Jeżeli zgłoszenie dotyczy udostępniania akt personalnych lub odznaczeniowych należy podać dane personalne osoby (imię, nazwisko, datę urodzenia), której akta dotyczą oraz cel udostępnienia, a w przypadku prowadzenia badań genealogicznych - należy określić stopień pokrewieństwa osoby wskazanej w zgłoszeniu.
5. Zgoda na udostępnienie materiałów archiwalnych zachowuje ważność przez okres 12 miesięcy, z zastrzeżeniem § 11 ust. 3.

§ 5

1. Dyrektor Archiwum może uzależnić udostępnienie żądanych materiałów archiwalnych od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub od przedłożenia przez zgłaszającego pisma polecającego właściwego w tym zakresie podmiotu.
2. Jeżeli przepisy prawa ograniczają dostęp do informacji wskazanych w zgłoszeniu Dyrektor Archiwum może zażądać złożenia przez zgłaszającego wyjaśnień lub oświadczeń albo udokumentowanie uprawnień do zapoznania się z treścią żądanych materiałów archiwalnych.

§ 6

1. Dyrektor Archiwum może ograniczyć udostępnienie żądanych materiałów archiwalnych do wglądu w ich reprodukcje, w przypadku gdy:
   1. materiały archiwalne uznane są za szczególnie cenne,
   2. materiały archiwalne zawierają chronione dane osób trzecich - w celu anonimizacji tych danych.
2. Jeżeli Archiwum nie posiada reprodukcji materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1, zostaną one wykonane na koszt użytkownika, w technice wskazanej przez Archiwum, zgodnie z obowiązującym cennikiem, o którym mowa w § 18.

§ 7

Udostępnianie materiałów archiwalnych może zostać ograniczone ze względu na:

1. ich zły stan fizyczny,
2. brak środków ewidencyjno - informacyjnych,
3. potrzebę wykorzystania materiałów archiwalnych przez archiwum przy wykonywaniu jego ustawowych zadań.

§ 8

1. Korzystający z zasobu archiwalnego, zwany dalej "użytkownikiem" zobowiązany jest do posługiwania się w pomieszczeniach Archiwum kartą identyfikacyjną, wydawaną przez służbę ochrony przed przystąpieniem do korzystania z archiwaliów.
2. Karta identyfikacyjna wydawana jest po okazaniu dokumentu tożsamości.
3. Nie wolno odstępować karty identyfikacyjnej innej osobie.

§ 9

1. Materiały archiwalne udostępnia się w Pracowni Udostępniania Akt.
2. Materiały archiwalne, z których sporządzono reprodukcje, udostępniane są wyłącznie w tej postaci.
3. Materiały archiwalne udostępniane są w ilości 5 jednostek archiwalnych w ciągu dnia. Kolejne jednostki archiwalne udostępniane są użytkownikowi po zwrocie poprzednich do magazynu.
4. Materiały archiwalne udostępniane są na podstawie zamówienia (rewersu), wypełnionego samodzielnie, czytelnym pismem przez użytkownika, na formularzu Archiwum. Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej. Źle lub nieczytelnie wypełnione zamówienia będą zwracane użytkownikowi.
5. Materiały archiwalne udostępniane są po dokonaniu niezbędnych zabiegów konserwatorskich.
6. Okres realizacji zamówienia na materiały archiwalne może trwać do 3 tygodni. Użytkownik otrzyma informację o terminie realizacji zamówienia.
7. Użytkownik jest zobowiązany każdorazowo dokonać wpisu w Wykazie korzystających z teczki, znajdującym się w każdej jednostce archiwalnej.

§ 10

1. Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówień wyszukiwane są przez użytkownika samodzielnie.
2. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią dostępne w Archiwum środki ewidencyjno - informacyjne.
3. Ogólnych informacji o zasobie archiwalnym, dostępnych środkach ewidencyjno-informacyjnych i o zasadach udostępniania materiałów archiwalnych udzielają pracownicy Archiwum.

§ 11

1. Po każdorazowym zakończeniu pracy użytkownik zobowiązany jest do ich zwrotu materiałów archiwalnych dyżurującemu pracownikowi z dyspozycją zwrotu do magazynu lub zachowania w depozycie Pracowni Udostępniania Akt.
2. Jeżeli przerwa w korzystaniu z materiałów archiwalnych, przechowywanych w depozycie, przekracza 3 tygodnie, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie nad nimi pracy wymaga ponownego złożenia zamówienia.
3. Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych nastąpi przerwa przekraczająca 6 miesięcy, ponowne ich udostępnienie wymaga złożenia nowego zgłoszenia.

§ 12

1. Udostępnienie materiałów archiwalnych nie uprawnia użytkownika do samodzielnego ich reprodukowania.
2. Dyrektor Archiwum wydaje zgodę na odpłatne wykonanie reprodukcji lub kopii materiałów archiwalnych.
3. Zgodę, o której mowa w ust. 2 wydaje się na podstawie Zlecenia na odpłatne wykonanie usługi, złożonego osobiście przez zgłaszającego lub wnioskodawcę.
4. Archiwum za wykonane reprodukcje pobiera opłaty, według cennika o którym mowa w § 18.
5. Okres oczekiwania na wykonanie reprodukcji wynosi do 3 miesięcy.

§ 13

Publikowanie oraz wykorzystanie w publikacjach lub środkach masowego przekazu reprodukcji materiałów pochodzących z zasobu Archiwum wymaga uzyskania uprzedniej zgody Dyrektora Archiwum oraz podania źródła ich pochodzenia.

§ 14

1. O możliwości korzystania z miejsc w Pracowni Udostępniania Akt decyduje kolejność osobistego zgłoszenia się do służby ochrony i uzyskanie od niej karty identyfikacyjnej.
2. Osoby mieszkające w dużej odległości od Warszawy mogą zarezerwować miejsca w Pracowni Udostępniania Akt.
3. Dziennie rezerwowanych jest nie więcej niż 6 miejsc. Rezerwacja może być dokonana z wyprzedzeniem najdalej 1 miesiąca.
4. Rezerwacja dokonana na dany dzień wygasa o godz. 9.15. Wolne miejsce jest zajmowane przez użytkowników według kolejności zgłaszania się.

§ 15

1. Użytkownik korzysta z materiałów archiwalnych w ramach złożonego zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść oraz zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.
2. Użytkownik nie może zakłócać pracy innych użytkowników w Pracowni Udostępniania Akt.
3. Wynoszenie poza Pracownię Udostępniania Akt materiałów archiwalnych lub pomocy informacyjnych przez użytkowników jest zabronione pod rygorem przewidzianym prawem.
4. W czasie pracy do sporządzania notatek użytkownicy używają wyłącznie ołówków.
5. Do Pracowni Udostępniania Akt nie wolno wnosić okryć wierzchnich, toreb i teczek, żywności, przedmiotów i substancji zagrażających uszkodzeniem materiałów archiwalnych.
6. Zabrania się wnoszenia do Pracowni Udostępniania Akt kamer filmowych, aparatów fotograficznych, telefonów komórkowych oraz innych urządzeń mogących posłużyć do reprodukcji materiałów archiwalnych.
7. Korzystanie z komputerów przenośnych jest możliwe wyłącznie w przypadku gdy nie są one wyposażone w urządzenia służące do kopiowania lub filmowania.

§ 16

Dyrektor Archiwum może wyłączyć możliwość korzystania z materiałów archiwalnych przez użytkownika w sytuacji gdy:

1. użytkownik wykonuje czynności zagrażające bezpieczeństwu i integralności udostępnionych materiałów archiwalnych,
2. użytkownik naruszy postanowienia niniejszego regulaminu.

§ 17

Korzystający jest zobowiązany do nieodpłatnego przekazania egzemplarza pracy, która w całości lub części została oparta na materiałach archiwalnych Archiwum.

§ 18

Stawki opłat za udostępnianie materiałów archiwalnych w postaci reprodukcji określa się zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. z 2008 r. Nr 107, poz. 679).