Dokumentacja osobowo-płacowa
Reforma ubezpieczeń społecznych oraz konieczność naliczenia tzw. kapitału początkowego zobowiązuje wiele osób do przedstawienia przed właściwymi organami administracji publicznej dokumentów dotyczących okresu zatrudnienia i wysokości zarobków.
Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami akta osobowo-płacowe należą do dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (50 lat), począwszy od momentu ustania stosunku pracy. Zasady te obejmują również akta proweniencji wojskowej.
Wobec materiałów wytworzonych przez instytucje centralne MON, jednostki wojskowe oraz komórki wojskowe instytucji cywilnych są stosowane - w zależności od rodzaju dokumentacji - odmienne zasady postępowania. Odrębne procedury obowiązują w przypadku dokumentacji płacowej, inne zaś mają zastosowanie wobec akt personalnych oficerów, żołnierzy i pracowników cywilnych wojska. W celu odnalezienia miejsca przechowywania poszczególnych grup akt, proponujemy kierować się poniższymi wskazówkami.
Poszukiwanie akt powinno poprzedzić ustalenie numeru i pełnej nazwy jednostki będącej płatnikiem dla danego podmiotu oraz okresu zatrudnienia.
Do 1999 r. akta wytworzone przez jednostkę wojskową przekazywano systematycznie (co 5 lat) do archiwum wojskowego właściwego ze względu na rodzaj sił zbrojnych (wojska lądowe, siły powietrzne, marynarka wojenna) oraz miejsce postoju. Obecnie dokumentacja jednostki jest przechowywana przez dany podmiot. W momencie jego likwidacji całość pozostałości aktowej zostaje przekazana do jednostki będącej następcą prawnym likwidowanego podmiotu. W przypadku braku wyznaczenia takiej jednostki, bądź braku wiedzy o podmiocie wyznaczonym do przejęcia akt po zlikwidowanej jednostce należy zwrócić się do właściwego archiwum wojskowego.
Adresy archiwów wyodrębnionych wchodzących w skład wojskowej sieci archiwalnej, w tym archiwach rodzajów sił zbrojnych oraz wykaz przechowywanych przez nie dokumentacji jednostek i instytucji wojskowych prezentujemy poniżej.
Uwaga: W przypadku poszukiwania dokumentacji wytworzonej po 1989 r. należy w pierwszej kolejności skontaktować się z archiwum, które posiada akta danej jednostki lub instytucji z okresu do 1989 r. Wobec negatywnej odpowiedzi ze strony właściwego archiwum, dalszych informacji należy szukać w Centralnym Archiwum Wojskowym.
Uwaga: Dokumentacja wojskowych organów bezpieczeństwa - organów sądownictwa wojskowego z lat 1943-1989, jednostek Korpusu Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Głównego Zarządu Informacji MON, Wojskowej Służby Wewnętrznej została przekazana Instytutowi Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu. Szczegółowy wykaz przekazanych akt znajduje się tutaj.
Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych - podoficerów i oficerów do stopnia podpułkownika są przesyłane z jednostek wojskowych do Wojskowej Komendy Uzupełnień właściwej ze względu na miejsce zamieszkania. W momencie przeniesienia danej osoby
do rezerwy, w stan spoczynku, bądź w przypadku śmierci akta są przekazywane
z Wojskowych Komend Uzupełnień do właściwego terytorialnie archiwum wojskowego.
Akta osobowe pułkowników i generałów, którzy zakończyli służbę wojskową
są przesyłane z jednostek wojskowych do Departamentu Kadr i Szkolnictwa Wojskowego MON, a następnie po 5 latach do Centralnego Archiwum Wojskowego.
Archiwa wyodrębnione wojskowej sieci archiwalnej oraz wykaz dokumentacji jednostek, instytucji i placówek wojskowych stanowiących zasób poszczególnych archiwów.
Archiwa wyodrębnione wojskowej sieć archiwalnej stanowią następujące placówki:
- Centralne Archiwum Wojskowe
- Archiwum Ministerstwa Obrony Narodowej
- Archiwum Wojskowe w Oleśnicy
- Archiwum Wojskowe w Toruniu
- Archiwum Marynarki Wojennej
- Archiwum Sił Powietrznych
Uwaga: Akta niektórych jednostek, instytucji oraz placówek wojskowych mogą znajdować się zarówno w danym archiwum rodzajów sił zbrojnych jak i w Centralnym Archiwum Wojskowym (dotyczy to materiałów archiwalnych z lat 1945-1960).
Struktura podziału obszaru kraju na okręgi wojskowe w latach 1975-1990
Akta osobowe, płacowe, finansowe, organizacyjne, techniczne i ubezpieczeniowe wielu przedsiębiorstw, które zakończyły działalność są przechowywane w
Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku.
adres: ul. Stefana Okrzei 1, 05-822 Milanówek, skr. pocz.164
telefon: +48 (22) 724 78 72
fax: +48 (22) 724 82 61 w.400